Wenn ein erfolgreiches C-Teile Management also dadurch definiert ist, dass es die Gesamtkosten der C-Teile Beschaffung minimiert, dann umfasst es nicht nur, C-Teile in größeren Mengen einzukaufen, härter zu verhandeln o.ä., denn all diese Ansätze würden lediglich auf die Reduzierung des Einkaufspreises abzielen. Eine solche Vorgehensweise ist nicht falsch, liefert aber selten ein optimales Ergebnis. Der vielversprechendere Weg besteht nämlich in der Reduzierung des administrativen Aufwands der C-Teile-Beschaffung.
Gängige Lösungen zielen daher auf eine Automatisierung des C-Teile-Beschaffungsprozesses ab. So ermöglichen es eProcurement-Systeme den Bedarfsträgern, aus umfangreichen Katalogen zu wählen und das Shopping-Erlebnis nahtlos in den Beschaffungsprozess einzubinden, sodass im besten Fall der gesamte Purchase-to-Pay-Kernprozess für C-Teile automatisiert ist. Selbst solche Lösungen greifen im Hinblick auf die Vermeidung indirekter Kosten häufig zu kurz — aber warum ist das so?
Verbrauchsdatenanalyse im C-Teile-Management
Die Verbrauchsdatenanalyse kann als der Kern eines erfolgreichen C-Teile-Managements gesehen werden. Nachfolgend zeigen wir Ihnen Bedeutung und Funktionsweise der Analyse von Verbrauchsdaten auf.
Herleitung der Verbrauchsdatenanalyse über die Grundlagen des C-Teile-Managements
Um die Bedeutung der Verbrauchsdatenanalyse zu verdeutlichen, ist es wichtig, zunächst die nachfolgenden Grundprinzipien von C-Teile-Management zu verstehen.
Bevor ein C-Teil beim Bedarfsträger angekommen ist, durchläuft es eine lange Kette administrativer Schritte von der Bedarfsermittlung über die Recherche, die Auswahl, die Genehmigung, die Bestellanforderung, die Bestellung, den Wareneingang, die Wareneingangskontrolle, die Lieferscheinverarbeitung bis zur Einlagerung und/ oder direkten On-Desk Belieferung. Danach geht es weiter mit der Rechnungserfassung, deren Kontierung, Buchung und Zahlung. Die Kosten, die die administrativen Abläufe für das einzelne C-Teil verursachen, betragen oft ein Vielfaches seines Einkaufspreises. Den größten Teil der C-Teile-Kosten verursacht somit der Beschaffungsprozess selbst und weniger der Einkaufspreis der Teile. Oft macht der Einkaufspreis nur 20-30% der Anschaffungskosten eines C-Teils aus.
Verbrauchsdatenanalyse in der Praxis
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Grundprinzip des C-Teil-Managements: Kostentreiber im Beschaffungsprozess identifizieren
Um die Wirkungsweise eines erfolgreichen C-Teile Management zu verstehen, muss zunächst identifiziert werden, wo die Kostentreiber im Prozess der C-Teile Beschaffung liegen und wie sich diese konkret messen und beeinflussen lassen.
Die Herausforderung in der Praxis liegt darin, Kaufentscheidungen zu treffen, welche die Prozesskosten minimieren. Eine Eigenschaft der Prozesskosten ist es, dass sie nicht unmittelbar dem einzelnen Kaufvorgang zurechenbar sind, also auch nicht verursachungsgerecht auf den jeweiligen Beschaffungsvorgang gebucht werden können. Zum Zeitpunkt der Kaufentscheidung liegt also für den Bedarfsträger praktisch nur der Preis als Entscheidungskriterium vor.
Die Lösung dieses Problems erschöpft sich daher nicht in einer Automatisierung des Beschaffungsprozesses, sondern erfordert auch eine Auswahl des Materials, mit dem Ziel der Prozesskosten-Optimierung. Diese Auswahl ist nicht immer deckungsgleich mit einer Entscheidung auf Basis des Kaufpreises.
Ziel der Verbrauchsdatenanalyse: Prozesskostenoptimierung
eProcurement-Systeme setzen meist auf Benutzerakzeptanz, d.h. das Benutzererlebnis bei der Bedarfsanforderung soll möglichst intuitiv sein und dem vertrauten Online-Einkaufserlebnis so nahe wie möglich kommen, damit es vom Benutzer nicht umgangen, sondern gerne in Anspruch genommen wird. Das betrifft auch und insbesondere die Produktauswahl. Die Akzeptanz wird daher oft durch die Einbindung umfangreicher Kataloge oder Punch-Outs direkt zur Website großer Händlerplattformen erkauft.
Das Resultat ist zwar tatsächlich eine Vereinheitlichung des Bestellvorgangs, jedoch geschieht dies häufig zulasten einer Standardisierung des beschaffenden Materials. Die nachgelagerten Effekte sind dann eine hohe Variantenvielfalt und daraus resultierende Inkompatibilitäten, z.B. bei Werkzeugen, häufige kleine statt wenige große Wareneingänge und sogar ein erhöhter Lagerflächenbedarf, beides mit entsprechendem Verwaltungsaufwand.
Außerdem existieren in der Praxis für jedes Material individuelle Beschaffungsmethoden. Und zwar nicht, weil es an einer Einheitlichkeit mangelt, sondern vornehmlich, weil sich jedes Material individuell unterschiedlich verhält und die Versorgung daher individuell unterschiedlich sichergestellt werden muss. Je nach Warenwert, Produktmaßen oder Verbrauchshäufigkeit wird Material teilweise einzeln beschafft, teilweise in zentralen Lägern vorgehalten, für kleinere Teile mit höherem Wert lohnt sich die Versorgung durch Ausgabeautomaten. Schnelldrehendes, indirektes Material liegt oft in Floor Stocks, also in der Produktion direkt an der Maschine.
Welche Beschaffungsmethode jeweils angemessen ist, hängt aber von mehreren Faktoren ab, die sich im Laufe der Zeit ändern können. Ein erfolgreiches C-Teile- Management muss dies berücksichtigen und nachhaltig optimieren, um einerseits eine angemessene Verfügbarkeit auf dem geeigneten Wege sicherzustellen und andererseits eine große Kapitalbindung durch unnötig hohe Bestände frühzeitig zu erkennen.
Verbrauchsdatenanalyse: So gelingt eine systematische Analyse
Die Installation einer Systemlösung für das C-Teile Management ersetzt nicht das laufende Monitoring der Verbräuche. Wichtig für den Erfolg ist es, diese laufende Optimierung fest im Beschaffungsprozess zu verankern. In der Praxis kann dies oft nicht ausreichend sichergestellt werden. Der Grund liegt aber meist nicht – wie man erwarten könnte – in mangelnden Ressourcen, sondern im Fehlen geeigneter Kriterien und des angemessenen Detaillierungsgrades zur aussagekräftigen Auswertung der Verbräuche. Die Verbräuche einer ganzen Warengruppe wie z.B. Werkzeuge insgesamt auszuwerten bietet wenig Erkenntnisgewinn.
Andererseits für jede einzelne Artikelnummer eine Überprüfung vorzunehmen, übersteigt die verfügbaren Kapazitäten. Und selbst wenn man die dafür benötigten Ressourcen investiert, scheitert die Erkennung von Potenzial zur Vereinheitlichung an den fehlenden Filterkriterien in den verfügbaren Verbrauchsdaten. Oft wird dann versucht, anhand der Artikelbezeichnung zu erkennen, wo ähnliches oder gleiches Material bei verschiedenen Lieferanten, in unnötig differenzierten Qualitäten, von verschiedenen Marken etc. bezogen wird. Dies ist aber nur sehr eingeschränkt möglich und mit hohem Aufwand verbunden. Benötigt wird deshalb ein Reporting, welches dem strategischen Einkauf basierend auf definierten Regeln meldet, in welchen Bereichen ungenutztes Standardisierungspotenzial herrscht.
Beispiele für solche Regeln sind:
- Erkennung von Material, das trotz gleicher Kategorie über verschiedene Beschaffungsmethoden zum Verbraucher gelangt
- Signifikante Zunahme der Verbräuche einer Materialkategorie im Vergleich der letzten x Monate, Überschreitung eines Schwellenwertes, der eine Bevorratung rechtfertigt
- Anzahl verschiedener Lieferanten und/ oder Hersteller innerhalb einer Materialkategorie
Die Herausforderung liegt in der Identifikation der hierfür benötigten Kategorien. Entsprechende Lösungen gibt es nicht im Standard. Aber die Bereitstellung der dafür benötigten Kategorien in den Verbrauchsdaten, als auch die Implementierung entsprechender Reports im Rahmen einer Verbrauchsdatenanalyse ist mit praktischer Erfahrung und Beratungskompetenz im Bereich des C-Teile Managements realisierbar.
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Ganzheitliches C-Teile-Management mit der Verbrauchsdatenanalyse
Zusammenfassend schaffen es Standard-IT-Lösungen im C-Teile Management oft, den Beschaffungsprozess zu automatisieren, aber nicht immer, ihn zu optimieren. Einfach installieren kann man C-Teile Management somit nicht wie eine Software.
Die geeignete Lösung beinhaltet immer auch ein laufendes Monitoring der Verbrauchsdaten (Verbrauchsdatenanalyse), um die Verbräuche auf dem richtigen Detaillierungsgrad zu kategorisieren und auf diesem Wege die jeweils angemessene Beschaffungsmethode zu erkennen – bei gleichzeitiger Reduktion der Varianten innerhalb der Kategorien. Ein erfolgreiches C-Teile Management sollte daher eine nachhaltige Anpassung der Geschäftsprozesse mit Verbrauchsdatenanalysen beinhalten.
